Narzędzie do modelowania procesów DGA Process może być używane przez osoby na różnych stanowiskach biznesowych i na potrzeby różnych projektów usprawniających zarządzanie organizacją. Konsultanci DGA wykorzystują DGA BPM przede wszystkim przy wdrożeniach systemów systemów zarządzania jakością, bezpieczeństwem informacji, doradztwie przy wyborze zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, CRM, workflow i optymalizacji zatrudnienia.

Podstawową zaletą tego narzędzia jest możliwość wykorzystywania dowolnej metodyki modelowania organizacji, również swojej własnej, w połączeniu z zastosowaniem przyjaznych elementów graficznych. Dzięki temu DGA Process można wykorzystać w organizacji o każdej wielkości, dowolnej strukturze organizacyjnej i dowolnej branży.  Z DGA Process korzysta już ponad 250 organizacji biznesowych i ponad 120 urzędów administracji publicznej.

 

DGA Process zmienia podejście do wdrożeń systemów ISO, gdzie wielostronicowe, często nieprzyjazne tabelaryczne opisy procesów zostają zastąpione syntetycznymi i przejrzystymi diagramami postępowania i odpowiedzialności, na których każdy element ma precyzyjną interpretację, w pełni wystarczającą do podejmowania decyzji biznesowych przez wszystkich pracowników. Kilkaset wdrożeń DGA Process u róznych klientów dowiodło, że takie podejście do zapoznawania pracowników z ich obowiązkami wyzwala w nich kreatywność i motywację do samodoskonalenia.
Ponadto, moduł DGA Process pozwala na zaprojektowanie na pożądanym (dowolnym, nieograniczonym) poziomie szczegółowości zarówno podstawowych diagramów organizacyjnych (mapa procesów VACD, modele procesów, diagram struktury organizacyjnej) jak również diagramów dedykowanych dla konkretnych projektów, np. diagram ról w systemie zarządzania.
Dodatkową zaletą tego modułu jest możliwość wykorzystania raz zaprojektowanego modelu organizacyjnego na potrzeby innych projektów. Bardzo często wdrożenie np. systemu zarządzania jakością traktowane jest jako uporządkowanie organizacji przed wdrożeniem kompleksowego systemu informatycznego, np. systemu ERP, CRM czy workflow. Modele procesów i wielopoziomowość projektowanych struktur, powiązanie z zestawem wykorzystywanych dokumentów, w połączeniu z odpowiednimi mechanizmami przenoszenia (import/ekspert) danych pozwalają na wykorzystanie tych modeli do analiz i definiowania funkcjonalności (wymagań) zintegrowanych systemów IT.

Zaawansowany moduł raportowania pozawala na wydobycie z zaprojektowanych modeli organizacyjnych dowolnych informacji o organizacji, jak chociażby lista stanowisk, funkcje biznesowe wspomagane przez konkretne systemy IT, systemy IT krytyczne dla realizacji konkretnych procesów i zapewnienie ciągłości działania, itp.

 

PODSTAWOWA FUNKCJONALNOŚĆ DGA PROCESS*:

Własne typy diagramów i obiektów. Standardowo DGA Process umożliwia pełne modelowanie obecnego i przyszłego funkcjonowania firmy lub urzędu z użyciem schematu organizacyjnego, hierarchii funkcji, modeli procesów, diagramów przepływów sterowania i wielu innych technik. Dołączony do DGA BPM Edytor konfiguracji umożliwia dowolne rozszerzanie przez użytkownika zbioru wykorzystywanych diagramów o własną metodologię.

Przechowywanie definicji procedur w bazie danych. Podczas modelowania DGA Process zapisuje w relacyjnej bazie danych wszelkie informacje zawarte na diagramach, z zachowaniem zależności pomiędzy jej elementami. Odróżnia to DGA BPM od zwykłych programów graficznych, służących tylko do tworzenia rysunków.
Nieograniczona liczba atrybutów. Użytkownik ma możliwość pełnej modyfikacji atrybutów (pól opisowych) dla elementów procedury. Każdy z elementów procedury może posiadać inny zestaw dostępnych atrybutów w zależności od zakresu i rodzaju projektu (np. wdrożenie systemu zarządzania ISO, wdrożenie systemu obiegu dokumentów).
Gotowy zestaw elementów do zaprojektowania systemu zarządzania. DGA BPM dostarczany jest
z pełnym zestawem elementów graficznych do opisu procedur zgodnie z dowolną normą wydaną przez ISO (systemy zarządzania). Otwarta budowa narzędzia pozwala na zdefiniowanie własnych typów diagramów, ich wyglądu, ilości i interpretacji w portalu intranetowym.
Podpowiadanie elementów w trakcie modelowania. DGA BPM podpowiada użyte wcześniej nazwy ikon (elementów diagramów) i zapobiega umieszczeniu tych samych elementów pod różnymi nazwami w trakcie modelowania organizacji. Nie tylko zwiększa to szybkość modelowania procesów, ale przede wszystkim zapobiega powstawaniu błędów w tworzonych procedurach. Funkcjonalność ta znalazła szczególne zastosowanie u klientów o rozbudowanych strukturach organizacyjnych i skomplikowanych przebiegach procesów biznesowych.
Analiza procesów dzięki intuicyjnemu generatorowi zapytań. Tworzenie raportów.  DGA Process jest standardowo wyposażony w graficzny generator zapytań i raportów, dzięki któremu użytkownik uzyskuje dowolne informacje zgromadzone na diagramach procedur w określonym przez siebie układzie, jak. np. lista stanowisk w organizacji, zestawienie zasobów niezbędnych do przebiegu procesu, nazwy systemów informatycznych wspomagających funkcje biznesowe (i odwrotnie: zestaw funkcji wspomaganych systemem informacyjnym), itp.
Wykorzystując DGA BPM zawsze aktualny raport można wydrukować bezpośrednio z programu lub zapisać w wybranych formatach RTF, PDF, HTML i innych. Zawartość raportu oraz jego struktura jest w pełni definiowalna przez użytkownika narzędzia.
Automatyczna zmiana w całej dokumentacji. Tworząc diagramy w DGA Process użytkownik w każdej chwili ma możliwość zmiany postaci graficznej elementów diagramu w celu dopasowania ich do obowiązującego oznaczenia. Program automatycznie aktualizuje zawartyość merytoryczną w całej dokumentacji, przykładowo: zmieniając nazwę stanowiska występującą na 100 diagramach procesów, edycja tej nazwy na dowolnym diagramie spowoduje zmianę tego elementu w całej bazie danych. Funkcjonalność ta jest szczególnie ceniona przez działy kadr, odpowiedzialne za aktualizację struktur organizacyjnych. W organizacjach o dużej rotacji pracowników aktualizacja dokumentacji systemu zarządzania nie przysparza żadnych trudności.
Zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem. DGA Process pozwala na definiowanie praw dostępu do dokumentacji na poziomie tworzenia, modyfikacji i przeglądania diagramów. Definiowanie grup użytkowników ułatwia zarządzanie projektami, obejmującymi duża liczbę osób.
Praca grupowa. DGA Process w wersji serwerowej (Enterprise) umożliwia na jednoczesne modelowanie procesów przez wiele osób z wykorzystaniem serwera bazy danych i połączenia sieciowego. Elastyczny i prosty w obsłudze komunikator umożliwia także bieżące informowanie osób zaangażowanych w projekt o postępie prac oraz zgłaszanie pytań do eksperta.

Szybka publikacja diagramów. W DGA Process od wersji 3.1, dzięki serii zabiegów optymalizacyjnych w obrębie bazy danych oraz algorytmów przetwarzania, wprowadzono nową funkcjonalność umożliwiającą publikację pojedynczych diagramów do DGA BPM. Dzięki temu uzyskano efekt radykalnego skrócenia czasu publikacji, wykonywanej w typowych sytuacjach, tzn. w przypadku konieczności wprowadzenia modyfikacji jedynie do wybranych diagramów.
Integracja z produktami DGA. Dzięki DGA Process możliwe jest automatyczne udostępnienie opracowanej dokumentacji procesów w sieci Internet lub Intranet za pomocą DGA Quality. Współpraca z modułem DGA Workflow pozwala dodatkowo na modelowanie procesów i ich uruchamianie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

 

Korzyści z zastosowania DGA BPM w procesie projektowania systemu zarządzania to m.in.: 

• diagramy procesów zamodelowane w formie graficznej wg dowolnej metodyki, dostosowanej do konkretnych potrzeb biznesowych i konkretnego przedsięwzięcia biznesowego (ISO, workflow, ERP, CRM)
• skrócenie czasu prac nad opracowaniem dokumentacji systemu zarządzania o ok. 60% wynikające z automatyzacji czynności wykonywanych przy modelowaniu procesów
• zachowanie spójności całej bazy danych procesów, redukcja błędów w procesach
• zwiększenie efektywności procesu zarządzania zmianą
• generowanie raportów biznesowych wg własnych potrzeb i definicji
• dostarczenie danych o organizacji i podejmowania decyzji związanych z planowaniem zasobów, etatyzacją, bezpieczeństwem organizacyjnym, itp.
• identyfikacja wąskich gardeł w procesach
• zwiększenie efektywności pracy pełnomocnika ds. sytemu zarządzania
• skrócenie czasu poświęcanego na kompletowanie dokumentacji systemów ISO (ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001, ISO 18001, i innych poprzez automatyczne tworzenie księgi systemu zarządzania, szybkie wprowadzanie zmian diagramów
• pełen nadzór nad edycją modeli graficznych w przypadku pracy grupowej przy modelowaniu organizacji, możliwość modelowania procesów w zespole na jednej, spójnej bazie danych.